ProjektSoft skillsPředměty na MUKurzy na MULiteratura na MU

 

Emoční inteligence

Komunikační dovednosti

Prezentační dovednosti

Schopnosti spolupráce

Řešení problémů a konfliktů

Inovativní schopnosti

Řídící a vůdčí schopnosti

Time management

Schopnosti sebeřízení

 

Time management


Time management je efektivní řízení svého času. Mnohdy se nám může zdát, že někteří lidé mají více času než ostatní. Stihnou toho více ve škole a mají ještě čas na své koníčky i kamarády. Takoví lidé si dokážou dobře organizovat a řídit svůj čas. Naučit se plánovat efektivně svůj čas by mělo patřit k prvním měkkým technikám, které si člověk začne osvojovat. Protože když si zvládne dobře rozvrhnout svůj den
a využívat skrytých a často zbytečně vyplýtvaných časových rezerv, získá více času na rozvoj dalších dovedností.


Stanovení cílů


Cíle jsou důležité, jelikož když je člověk nemá, nemůže dělat žádné plány na svůj postup. Neví, čeho chce dosáhnout, tudíž si ani nedokáže vychutnat případný úspěch, protože nepozná, že to je úspěch. Bez cílů také rychle ztrácí motivaci, protože mu jeho snažení může připadat nesmyslné a bezcílné. (1)

Člověk by si měl ujasnit cíle v několika různých oblastech svého života, v profesní (studijní), duševní (schopnosti), rodinné a společenské, duchovní (smysl života) a finanční. (2) Pro spokojenější život je dobré udržovat rovnováhu mezi všemi oblastmi života, tedy ne se zaměřovat jen na kariérní cíle.

Cíle by měly být dosažitelné, aby člověka bavilo na nich pracovat a mohl mít radost z úspěchu. Dále měřitelné, tak, aby se dalo zjistit, zda se naplnily a formulovány pozitivně. (3) Cíl by tedy neměl znít „nepropadnu u zkoušky“, ale „dostanu ze zkoušky pěknou známku“, případně ještě konkrétněji „dostanu ze zkoušky za A“.

Také je třeba rozlišovat mezi přáním a cílem. Vždy by měla být přání přeformulovaná na dosažitelný cíl. Příkladem přání může být „chtěla bych umět anglicky“ a cíl by poté mohl znít „tento týden se přihlásím do jazykové školy“.

Napsaný cíl je splnitelnější, než ten, který je nošen jen v hlavě, proto je dobré si své cíle vést v písemné podobě. Člověk by se měl na své cíle soustředit a snažit se dělat především ty aktivity, které pomáhají naplňovat jeho cíle. (4) Každý úkol by měl mít svůj termín, úkoly bez termínů mají lidé sklony odsunovat do nekonečna. Tyto termíny a úkoly by měly být poznačeny v diáři, jelikož je to efektivnější, než je nosit v hlavě. (5)


Stanovení priorit


Každému úkolu, který člověk má nebo chce vykonat, je vhodné přiřadit prioritu, kterou zastává ve vztahu k cíli. Priority se dělí na důležité, nedůležité, naléhavé a nenaléhavé.


A
důležité a naléhavé
B
důležité a nenaléhavé
C
nedůležité a naléhavé
D
nedůležité a nenaléhavé


  • Priorita A – věci, které je potřeba vyřídit co nejdříve (pokud možno ještě dnes).

  • Priorita B – věci, které sice nemusejí být vykonány dnes, ale jsou důležité pro dosažení cílů, tyto úkoly bývají často odsunovány, avšak jejich včasným vyřízením nevzniknou úkoly typu A. Je dobré každý den pracovat na alespoň jednom úkolu s prioritou B.

  • Priorita C – tyto úkoly jsou sice nutné, ale nejsou důležité pro dosažení cílů, proto je nejlépe delegovat nebo odmítnout. Pokud je člověk splnit musí, neměl by jim věnovat příliš mnoho času.

  • Priorita D – těmto věcem nemá příliš smysl se věnovat, i přesto, že mohou být zábavnější než úkoly s vyšší prioritou. Nevedou však k cílům. (6)


Krátkodobé a dlouhodobé plány


„Potřebujeme krátkodobé cíle, abychom věděli, co budeme dělat dnes. Potřebujeme dlouhodobé cíle, abychom mohli dát svým krátkodobým a střednědobým cílům význam a směr.“ (7)

V rámci plánování času je vhodné dělat si roční, měsíční, týdenní a denní plány. Také se doporučuje nastínit si vývoj, kterého chcete dosáhnout po dobu například následujících deseti let. Takový plán poté obsahuje vize a přání, kterých by se člověk chtěl dosáhnout.

Na základě cílů a vizí se dělá roční plán, který obsahuje jak cíle na další rok, tak i plánované akce (například konference, narozeniny atp.). Tento plán je potřeba každý měsíc doplnit na základě informací, které již jsou k dispozici. Stejným způsobem se dělá i týdenní a denní plán. (8) U denního plánování se doporučuje plánovat si 60 % dne, 40 % je na nečekané události a nejrůznější vyrušení. (9)

Pro efektivnější plnění úkolů je dobré znát svůj biorytmus, v nejvýkonnější fázi člověk udělá obtížné úkoly rychleji a efektivněji, než ve fázích útlumových. Ty může využít k jiným činnostem, např. k rozhovorům s přáteli atp. Také je účinné naučit se rychločtení (10) a nedovolit ostatním, aby mrhali vaším časem. (11)


Paretovo pravidlo 80/20


Toto pravidlo je velmi známé. Dá se aplikovat na spoustu situací v životě. Znamená, že 20 % úsilí přináší 80 % výsledky. (12) Dalším příkladem může být, že 20 % naučeného klíčového učiva přináší 80 % úspěch
u zkoušky atp. Toto pravidlo samozřejmě nemá úplnou platnost, ale dá se použít k přibližným výpočtům. Je praktické k němu přihlížet při plánování času.


paretovo pravidlo


Zloději času


Člověk by se měl naučit rozpoznat své zloděje času a pokusit se je co nejvíce eliminovat. Mezi nejčastější zloděje času patří nestanovené priority a cíle, neplánování, dělání příliš věcí najednou, neschopnost říci ne, vyrušování jinými lidmi, odkládání atp. (13)


Další plánování


Podobným způsobem, jakým se plánuje čas s přihlédnutím k životním cílům, se mohou plánovat
i nejrůznější akce. Například příprava a průběh společenských akcí, zážitkový kurz atp. Vždy je potřeba stanovit cíle a priority a na základě nich udělat plány, podle kterých se bude řídit aktivita na určitém projektu.


Proč je time management důležitý pro studenty?


Studenti jsou ve věku, kdy se chtějí věnovat mnoha věcem, například studiu, koníčkům, zábavě, přátelům, rodině, brigádám, cestování atp. Také přibývá studentů, kteří studují více než jeden obor. Pokud takový student nechce být otrokem svých povinností, je více než vhodné osvojit si základní metody time managementu.

Umění řídit svůj čas studenti ocení zvlášť ve zkouškovém období, kdy má většina mnohem více práce než během semestru. Dokázat si efektivně zorganizovat čas učení se na zkoušky jim přinese následující výhody: méně času stráveného nad knížkami a poznámkami, možnost věnovat se dalším důležitým věcem i během zkouškového období, méně stresu atp.

Osobám, které si techniky time managementu osvojí již na vysoké škole, přináší v zaměstnání velkou konkurenční výhodu oproti jiným absolventům.


Použitá literatura a poznámky k time managementu

(1) [Knoblauch, 2006: 15]
(2) [Knoblauch, 2006: 15]
(3) [Knoblauch, 2006: 15]
(4) [Knoblauch, 2006: 21]
(5) [Knoblauch, 2006: 45]
(6) [Knoblauch, 2006: 26 - 30]
(7) [Knoblauch, 2006: 45]
(8) [Jay, 2006: 500 – 503]
(9) [Knoblauch, 2006: 45-46]
(10) Tipy jak na to je možné najít v knihách nebo v specializovaných kurzech.
(11) [Jay, 2006: 513 – 514]
(12) [Knoblauch, 2006: 23 - 24]
(13) [Knoblauch, 2006: 67 - 68]


Seznam použité literatury s kompletními citacemi naleznete zde.